Warning: Use of undefined constant ddsg_language - assumed 'ddsg_language' (this will throw an Error in a future version of PHP) in /home/u184830/kpp38.ru/www/wp-content/plugins/sitemap-generator/sitemap-generator.php on line 45
Возмещение расходов на сотовую связь образец — Юристы Иркутска
Меню Закрыть

Возмещение расходов на сотовую связь образец

Приказ о расходах на мобильную связь

Образец приказа об установлении размера компенсации работникам ООО «Компания» расходов на мобильную связь

Об установлении размера компенсации работникам ООО «Компания» расходов на мобильную связь

В целях реализации прав работников на получение компенсации за использование их личного имущества в служебных целях согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ

1. Установить следующие размеры компенсации расходов работников на мобильную связь, ис-пользуемую в служебных целях:
— Генеральному директору — 1500 руб. без поправочных коэффициентов;
— Коммерческому директору — 1000 руб. с поправочными коэффициентами 1,5 в феврале, марте, 1,2 — в августе;
— Начальнику отдела сбыта — 880 руб. с поправочными коэффициентами 1,5 в феврале, марте, 1,2 — в августе;
— Менеджеру — 700 руб. с поправочными коэффициентами 1,5 в феврале, марте, 1,2 — в августе;
Указанная компенсация устанавливается на основании расчетов, прилагаемых к настоящему приказу.
2. Компенсация устанавливается на период с 01.02.2018 г. и действует до установления нового размера компенсаций приказом руководителя по предприятию.
3. Компенсация за отчетный месяц выплачивается работникам не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным, в безналичном порядке по реквизитам, используемым для выплаты заработной платы указанным работникам.
4. Отделу кадров ООО «Компания» в срок не позднее 01.02.2018 г. довести настоящий приказ до сведения лиц, занимающих указанные в п. 1 приказа должности, в случае приема новых работников на указанные должности — ознакамливать их с настоящим приказом не позднее подписания трудового договора.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор
ООО «Компания» А. А. Александров

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Васильева В.В.

Начальник отдела кадров Иванова И.И.

АКТ
«__»___________ г. № 15г. Красноярск

О превышении установленных лимитов расходов на корпоративную связь

Мною, главным бухгалтером Васильевой В.В., составлен настоящий акт о нижеследующем.
Специалисту отдела логистики ООО «Компания» Сидорову С.С. для выполнения должностных обязанностей был выдан корпоративный номер. Сотруднику был установлен ежемесячный лимит корпоративной связи в размере 3000 рублей.
По итогам анализа детализированного счета от 1 июня 2018 года по мобильному телефону Сидорова С.С. было установлено, что в период с 1 мая 2018 года по 31 мая 2018 года работник вел телефонные переговоры, стоимость которых составила 7800 рублей при общем времени разговоров 12 часов.
В период нахождения в отпуске за границей с 7 по 20 мая 2018 года Сидоров С.С. совершил 26 телефонных звонков на личные и неустановленные номера стоимостью 3400 рублей при длительности разговоров три часа, чем причинил работодателю ущерб.

Приложение:
Детализированный счет от 1 мая 2018 года.

Содержание акта подтверждают личными подписями:
финансовый директор Михайлова М.М. 18.06.2018
юрист ДубоваД.Д. 18.06.2018
Настоящий акт составила:
главный бухгалтер Васильева В.В. 18.06.2018
С актом ознакомлен Сидоров С.С. 18.06.2018

Компенсация мобильной связи сотрудникам

Для оперативного решения производственных вопрос предприятиям как никогда необходима сотовая связь. Как и любой вид расходов, эти должны четко регламентироваться для надлежащего контроля и учета. При этом имеем в виду, что компенсация подразумевает возврат части денежных средств сотруднику за использование в рабочих целях собственного телефона. Кроме того, работник от своего имени заключает договор с оператором сотовой связи. Если же все эти действия берет на себя организация, то это уже корпоративная сотовая связь. Тогда необходимость в компенсации за сотовую связь отсутствует. В данной статье мы рассмотрим какая предусмотрена компенсация мобильной связи сотрудникам.

Компенсация мобильной связи сотрудникам: законодательная база

Обоснованность данной статьи расходов прописано ст.164 ТК, которая прописывает компенсацию в денежном эквиваленте расходов, которые сотрудник понес в результате рабочего процесса. В ст 188 ТК прописаны следующие случаи дополнительных выплат сотрудникам:

  • за использование личного имущества (в данном случае мобильного телефона);
  • амортизацию данного имущества.

Важно! Если стоимость мобильного телефона менее 40 тыс руб., то амортизация на него не начисляется, а стоимость телефона единовременно списывается на материальные затраты предприятия.

Помимо прочего, предприятие отдельно должно оплачивать расходы за пользование сотовой связью. В ст.41, 45 ТК РФ говорится, что в коллективном договоре, а также нормативно-локальных актах подробно должны быть описаны вопросы касательно подобного рода выплат. Размер же их необходимо обговорить в двухстороннем порядке между работником и предприятием и внести отдельным пунктом в трудовой договор или дополнительное соглашение.

Законодательством четко прописаны требования к экономическому обоснованию включению в статьи расходов подобного рода компенсаций. В противном случае предприятие могут привлечь к административной ответственности.

Предприятие имеет право

Работник имеет право

Обоснованность расходов на сотовую связь

Помимо документального подтверждения данного вида затрат, его нужно экономически обосновать. В налоговом законодательстве не закреплено понятие экономической целесообразности, нет четкого регламента, ка вести свою финансово-хозяйственную деятельность. Налогоплательщику самостоятельно оценивает экономическую эффективность, необходимость и рациональность возмещения сотрудникам денег за сотовую связь.

Если при проверке у налоговых органов возникают спорные моменты, то чаще инспекторы отталкиваются на субъективную оценку хозяйственной деятельности предприятия. Не вызовут сомнения организации, чьи сотруднику регулярно ездят в командировки и рабочие вопросы преимущественно решаются по телефону. Для оперативного решения рабочих моментов стационарная связь (если она есть) может быть недостаточно, поэтому при защите нецелесообразности использования дополнительно сотовой связи, такого аргумента будет недостаточно.

Если организация четко представляет и может подтвердить увеличение дохода за счет использования сотовой связи, контрольные налоговые органы не смогут предъявить претензии касательно этой статьи затрат. В противном случае, она вообще может не учитываться, в результате вырастет налогооблагаемая база предприятия, в отношении него могут быть применены различные штрафные санкции.

Документы для подтверждения расходов на сотовую связь

Любая статья расходов должна быть документально подтверждена, тем более, такая «неосязаемая» как компенсация за сотовую связь. Для правомерного учета затрат, связанных с ее оплатой, Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 сформировал следующий перечень необходимой документации.

Название документа

Что должно быть прописано

Аренда мобильного телефона у сотрудника

Аренда личного мобильного устройства у работника – довольно частая практика. Документально можно оформить подобного рода отношения двумя способами:

  • заключить договор аренды мобильного устройства (ст. 606-625 ГК РФ), в котором необходимо прописать срок аренды, а также размер и сроки выплаты. Можно избежать дополнительной волокиты с оформлением договора и прописать все эти пункты в трудовом договоре или дополнительном соглашении;
  • заключить договор безвозмездного пользования имуществом (в данном случае мобильным телефоном) работника и/или назначить сумму компенсации за это пользование.

Детализация счета оператора связи

Детализация счета оператором связи – это реальный документ, на основании чего, можно судить, сколько по факту работник проговорил, и за что собственно ему должны быть компенсированы деньги. Тем не менее законодательно никто не сможет обязать вас предоставлять данный документ.

Вопрос остается спорным в виду различных мнений:

  • Минфин совместно с Налоговыми органами выступают за включение детализации в обязательный перечень документов;
  • некоторые арбитражные суды говорят об отсутствии необходимости этого документа при установлении целесообразности включения компенсации за пользование сотовой связью в себестоимость.

Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами?

Компенсация за пользование сотовой связи в рабочих целях не облагается:

  • НДФЛ;
  • взносами на обязательное медицинское страхование;
  • взносами на страхование от несчастных случаев.

Здесь есть упущение, что личные звонки в учет расходов не принимались. Если же имело место использование сотового (сим-карты) помимо рабочего процесса в личных целях, сумма компенсации, которая приходится на время, когда работник совершал звонки личного характера, должны облагаться НДФЛ.

По-другому обстоят дела, когда заключен договор об аренде личного мобильного телефона. Сумма арендных платежей будет облагаться НДФЛ, поскольку является дополнительным доходом работника.

Пример! Предприятие заключило договор аренды мобильного устройства с работником. Сумма ежемесячных арендных платежей составляет 500руб. В договоре прописана фиксированная сумма компенсации за пользование сотовой связью 1500 руб. В этом случае, 500 рублей будет облагаться НДФ (13%) сумма налога составит 65 руб. С нее же осуществляются перечисления в страховые фонды.

Лимиты по компенсации на сотовую связь работников

Заключая соглашение о компенсации за сотовую связь, организации и работник могут путем переговоров обсудить допустимый лимит расходов на сотовую связь. Таким образом компенсации будет осуществляться только в рамках этого лимита. Например, лимит на компенсацию составляет 2000 руб., а в месяц работник потратил на переговоры 2350 руб. Таким образом, ему возместят только 2 000 руб.

Отражение расходов в бухгалтерской документации

Бухгалтер включает те или иные расходы в статьи затрат только в том случае, если они были направлены на получение прибыли. В противном случае, налоговые органы исключат их из себестоимости.

Компенсация за сотовую связь предполагает, что договор с оператором заключен на имя работника. Таким образом он осуществляет плату за связь, подает соответствующие документы работодателю и тот возмещает ему потраченные средства.

Вне зависимости от налогового режима, компенсация за сотовую связь отражается в налоговом учете как оплата услуг связи.

Соответствует следующая бухгалтерская проводка:

Проводка

Операция

Дебет 20 (26, 44) — Кредит 73

Расходы на сотовую связь компенсированы работнику

Эти затраты будут учтены в себестоимости. Если организация не плати НДС. В противном случае, компенсации за сотовую связь нельзя принимать к рассмотрению в виду отсутствия счет-фактуры от оператора сотовой связи к конкретной организации.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. При приеме на должность торгового представителя между работником и работодателем был заключен трудовой гражданский договор. В связи с характером работы и отсутствием корпоративной связи, все рабочие моменты решаются по личному мобильному. Может ли работник требовать компенсацию за пользование сотовой связью.

Ответ. Нет не может, поскольку компенсация расходов на сотовую связь возможно только при официальном трудоустройстве. В противном случае, работник не имеет прав на данного рода выплату.

Вопрос №2. Ни на балансе предприятия, на за его балансом за предприятием не числятся мобильные устройства. При этом имеется статья затрат по компенсации расходов за сотовую связь. Вызовет ли сомнения обоснованность данных затрат у налоговых органов.

Ответ. С большой долей вероятности налоговые органы воспримут наличие расходов на сотовую связь и отсутствие расходов за пользование мобильными устройства подозрительным и могут исключить данную статью затрат из расчета себестоимости.

Вопрос №3. Для бухгалтерии предприятия работник представил детализацию телефонных разговор, дабы исключить из расчета время на личные звонки. Стоит ли переживать о правильности представленных данных, и кто еще может быть заинтересован в наличии подобных документов?

Ответ. Вся подтверждающая документация, имеющаяся в бухгалтерии, направляется для в налоговые органы, которые проводят тщательную проверку буквально каждой строки в детализации. Поэтому, если вы решили предоставить подобный документ, необходимо убедиться, что каждая цифра в нем не вызовет сомнений.

Вопрос №4.Каковы пределы компенсационных выплат за пользование сотовой связью.

Ответ. Установить безграничные лимиты предприятию не получится, следовательно, бесконечно отражать на балансе большие суммы компенсаций с целью уменьшения налогооблагаемой базы не получится. Контролирующие органы строго следят за размером компенсации и в случае не соответствия его экономически обоснованным затратам, могут исключить затраты из расчета себестоимости.

Вопрос №5. Можно ли в бюджетной организации использовать компенсацию за сотовую связь?
Ответ. В любой организации, если обосновать целесообразность использования сотовых телефонов в рабочих целях с экономической точки зрения, возможен учет подобного рода затрат.

Вопрос №6. Будут ли учитываться при расчете компенсации рабочие звонки в праздничные и выходные дни?
Ответ. Если в договоре прописана сумма лимита, то неважно в какое время были совершены звонки. Если же отчет идет по факту, то если произведенные расходы соответствуют п. 1 ст. 252 НК РФ, налоговые службы не будут к этому придираться.

Вопрос №7. Может ли работник рассчитывать на компенсацию расходов на сотовую связь, если к авансовому отчету прилагается только распечатанный через интернет чек?
Ответ. В законодательство не прописаны конкретные положения по этому поводу. Чтобы избежать подобных спорных ситуаций в учетной политике предприятия или при подписании соглашения о возмещении расходов на связь должен быть прописан порядок условия выплаты работнику компенсации.

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Компенсация расходов на сотовую связь

Как быть, если сотрудники используют мобильную связь и для работы, и в личных целях, а в коллективном и трудовых договорах при этом нет ни слова о компенсации использования личных телефонов в служебное время? Можно ли в данном случае производить выплаты и как они должны быть оформлены, чтоб не вызвать вопросов у ревизоров из ПФР, выяснила Анна Мишина.

Чтобы обеспечить работника мобильной связью, фирма может «пойти» несколькими путями, в том числе «подключить» сотрудника к корпоративному тарифу, перечисляя деньги напрямую сотовому оператору.

С одной стороны – это очень удобно, ведь нужный специалист всегда «на связи». Но с другой – предприятию придется постоянно подтверждать обоснованность и производственный характер таких выплат. Обратите внимание, в законе четкого списка для обоснования расходов на оплату услуг связи нет, поэтому стоит взять на вооружение перечень, проверенный и отработанный практикой. Туда должны входить договоры с операторами мобильной связи на оказание услуг, приказы руководителя об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны. Информацию о том, будет ли компания оплачивать сотовую связь того или другого сотрудника, можно прописать и в трудовом контракте. А в коллективном договоре можно указать, для каких именно должностей предусмотрена сотовая связь за счет компании (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 5 октября 2010 г. № 16-15/104055@). Кроме того, нужны должностные инструкции, где было бы сказано, на какой именно должности человеку должны оплачиваться мобильные переговоры, а также платежные документы и счета оператора связи (о необходимости таких документов говорит следующая судебная практика: Определение ВАС РФ от 3 сентября 2008 года № 11211/08, Постановления ФАС Московского округа от 3 июня 2009 года № КА-А40/4697-09-2 и от 24 февраля 2009 года № КА- А40/12268-08, Северо-Западного округа от 15 января 2009 года № А56- 6560/2008, Центрального округа от 6 марта 2009 года № А35-4080/07-С8).

Нужна ли детализация?

«Кроме всего вышеперечисленного, факт осуществления расходов в производственных целях косвенно могут подтвердить договоры с контрагентами или деловая переписка, – отмечает Анатолий Царев, заместитель начальника юридической службы подмосковного складского комплекса. – При этом хотелось бы обратить внимание на следующее: довольно часто при проверках чиновники требуют от представителей компаний детализированные счета – якобы чтобы точно убедиться, что переговоры с оплачиваемого фирмой номера велись исключительно по рабочим вопросам. При этом ревизоры пугают, что при отсутствии таких расшифровок звонки будут рассматриваться как личные переговоры со всеми вытекающими последствиями. Имейте в виду: таких полномочий у чиновников нет! Это следует из многочисленных норм права, начиная со статьи 63 Закона от 7 июля 2003 года № 126-ФЗ, где четко прописана конфиденциальность содержания переговоров, и заканчивая письмом самих же налоговиков (абз. 8 Письма МНС РФ от 22 мая 2000 г. № ВГ-9- 02/174) и арбитражной практикой (например, Постановлением ФАС Поволжского округа от 9 апреля 2008 г. № А57-11527/06). Достаточно того, что телефонные переговоры были произведены в рабочее время и связаны с исполнением должностных обязанностей.

Фирма не перечисляла денег своим сотрудникам в качестве компенсации «мобильных» расходов. Все выплаты производились непосредственно сотовому оператору за услуги связи на основании выставленных счетов. Следовательно, по своей природе такие выплаты не являются компенсационными и носят исключительно производственный характер.

Но, с другой стороны, если вы считаете, что связываться с проверяющими «себе дороже» и одновременно уверены, что со звонками все в порядке, то можно сразу запросить у оператора детализацию. Она без всяких проблем предоставляется по запросу компании. Впрочем, я бы не сказал, что сама по себе детализация позволяет точно выявить содержание разговоров и стопроцентно подтвердить их производственный характер. Даже с сотрудниками компании-партнера вполне можно не обсуждать детали проектов, а «говорить за жизнь». Кстати, мне известен случай, когда, изучив детализацию, налоговики потребовали, чтобы фирма предоставила данные еще и о том, каким именно сотрудникам предприятия-компаньона принадлежат номера, на которые шли «входящие» звонки из проверяемой компании, дескать, вдруг они беседовали не с коллегами, а с девушками на ресепшн. По-моему, ситуация разрешилась тем, что работники с оплачиваемыми номерами действительно были вынуждены писать чуть ли не объяснительные по каждому звонку, а также обращаться к поставщику и нескольким его сотрудникам за письменным подтверждением, кому именно принадлежат указанные в детализации номера».

Оплата, а не компенсация

Но приведенный выше пример – не единственный случай, когда с подтверждением производственного характера и обоснованности оплаты мобильной связи сотрудников возникают внештатные ситуации. Например, нередко ревизоры из налоговой инспекции или Пенсионного фонда пытаются приравнять их к отчислениям, которые «уходят» на компенсацию разговоров по личным телефонам. Именно так случилось с предприятием из города Верхняя Салда, находящегося в Свердловской области, куда специалисты Пенсионного фонда явились для проверки правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) страховых взносов на обязательное медицинское страхование.

Изучив предоставленные предприятием документы, чиновники обратили внимание на то, что база для начисления взносов занижена. А произошло это, как, опять же, следовало из проверенных сотрудниками ПФР бумаг, из-за отсутствия сумм возмещения сотрудникам расходов за использование личных мобильных телефонов. Кода специалисты Пенсионного фонда попросили организацию объяснить этот факт, то сотрудники фирмы ответили, что никакого возмещения, по сути, нет, поэтому деньги и не перечислялись. А пользование мобильной связью в компании происходит другим способом: «сотовый» оператор выставляет счет и на этом основании фирма переводит деньги. При этом «на руки» сотрудникам ничего не выдается. Данный метод оплаты связи закреплен во внутренних документах компании, в частности – в приказе директора, в котором четко установлен список сотрудников, мобильные переговоры которых оплачиваются, а также цель этих расходов – «для решения производственных вопросов».

Сотрудники Пенсионного фонда, конечно же, приняли все это во внимание, но при этом решили, что такие «мобильные платежи» не могут быть признаны производственными затратами, даже несмотря на формулировку в приказе руководителя организации. И, еще раз просмотрев все документы, они приравняли данные выплаты к оплате труда, пояснив это тем, что работники использовали свои телефоны не только по служебной необходимости, но и для личных переговоров, поэтому они должны облагаться страховыми взносами. А раз это не было сделано вовремя, то чиновники предложили предприятию не только уплатить недоимку, но также перечислить штраф и пени.

Известен случай, когда, изучив детализацию, налоговики потребовали, чтобы фирма предоставила данные еще и о том, каким именно сотрудникам предприятия-компаньона принадлежат номера, на которые шли «входящие» звонки из проверяемой компании, дескать, вдруг они беседовали не с коллегами, а с девушками на ресепшн.

Не согласившись с таким решением, представители организации обратились в арбитраж с требованием о признании его недействительным.

Изучив все предоставленные документы, судьи первой, апелляционной и кассационной инстанций признали, что чиновники ошиблись с выводами. Они разъяснили, что насторожившие ревизоров выплаты никак не связаны с оплатой труда сотрудников. Арбитры специально обратили внимание на то, что за проверенный специалистами ПФР период выплаты физическим лицам за услуги мобильной связи вообще не производились. Понесенные же страхователем расходы носят исключительно производственный характер. И оплачены они были сотовому оператору за услуги связи на основании выставленных им счетов, а не сотрудникам предприятия за использование личных аппаратов. Соответственно, по своей природе они не являются компенсационными выплатами.

Деньги, полученные работниками предприятия для осуществления расчетов за потребленные предприятием услуги связи, являются общехозяйственными расходами и не подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов. А, следовательно, решение суда в данной части является правильным (Решение Арбитражного суда Свердловской области от 26 мая 2014 г., Постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 августа 2014 г. № 17АП-9237/2014-АК и ФАС Уральского округа от 4 декабря 2014 г. № Ф09- 8296/14 по делу № А60-8923/2014).

Однако чиновники ПФР решили бороться до конца и подготовили обращение в высшую судебную инстанцию. Но и коллегия судей ВС согласилась с позицией организации. Они подтвердили, что раз оплаченная мобильная связь предоставлялась не всем сотрудникам, а только тем, кто был поименован в соответствующем приказе, данная выплата не может быть отнесена к оплате труда. Организация изначально определила эти расходы как производственные, и отразила их как «общехозяйственные» и «затраты на связь».

Судьи пояснили, что по закону объектом для обложения страховыми взносами, об отсутствии которых говорили чиновники ПФР, признаются выплаты и прочие вознаграждения, начисляемые организацией в пользу физических лиц по трудовым договорам (ст. 7 Закона № 212- ФЗ). Но в данном случае не было ни этих перечислений, ни необходимых формулировок в контрактах, нет и каких-либо платежных ведомостей на сотрудников. Более того, спорные деньги не являлись какими-то поощрениями и не зависят от трудовых успехов людей. Другими словами, нет ни единого повода для отнесения спорных выплат к оплате труда. Поэтому на основании всего вышеперечисленного суды всех инстанций пришли к выводам, что данные расходы носят производственный характер и не подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов (Определение ВС РФ от 30 апреля 2015 г. № 309-КГ15-1758 по делу № А60-8923/2014).

Бухгалтерия.ру рекомендует

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев. Журналы для бухгалтера и предпринимателя >>

Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Сотовая связь для сотрудников: ничего личного

Из статьи Вы узнаете:

1. Чем подтвердить обоснованность расходов на сотовую связь.

2. Как оформить использование сотрудниками личных телефонов и сим-карт в служебных целях.

3. В каком порядке отражаются расходы на сотовую связь в бухгалтерском и налоговом учете.

Расходы на услуги связи – один из тех видов расходов, которые есть практически у любой организации и ИП. Причем все большую долю в этих расходах занимают услуги сотовой связи. И это неудивительно, ведь сотовая, или мобильная, связь позволяет намного оперативнее решать рабочие вопросы, а для некоторых работников использование стационарного телефона просто невозможно. Так, например, без мобильных телефонов при осуществлении трудовой деятельности не обойтись сотрудникам с разъездным характером работы, а также работа которых связана с частыми командировками. Поэтому перед работодателями встает необходимость обеспечить своих сотрудников сотовой связью, и сделать это так, чтобы учесть интересы работников и свои собственные и при этом избежать претензии налоговых органов. О том, как это сделать – читайте в статье.

Обеспечение сотрудников сотовой связью возможно в двух вариантах:

  • Корпоративная сотовая связь: договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю.
  • Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь: каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.

Выбранный способ (или их сочетание), а также все существенные условия использования работниками сотовой связи в служебных целях, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Таким документом может быть, например, Положение об обеспечении сотрудников сотовой связью.

В налоговом учете расходы на услуги сотовой связи, в том числе и на выплату работникам компенсации расходов на сотовую связь, принимаются как для расчета налога на прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264), так и при УСН (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). По общему правилу расходы на сотовую связь должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. При этом порядок документального подтверждения таких расходов напрямую зависит способа обеспечения сотрудников сотовой связью.

Корпоративная сотовая связь

Для подтверждения расходов на корпоративную сотовую связь потребуются следующие документы (Письмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378):

  • договор с оператором сотовой связи;
  • счет за оказанные услуги;
  • утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей. Указанный перечень должностей может быть закреплен в отдельном приказе или прописан в Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью.

В отдельных случаях требуются также:

  • счет-фактура – для налогоплательщиков НДС с целью принятия к вычету «входного» НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ);
  • документ, подтверждающий оплату услуг оператора сотовой связи – для организаций, применяющих УСН (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Помимо перечисленных документов налоговые инспекторы нередко запрашивают дополнительные документы, подтверждающие экономическую обоснованность расходов на услуги сотовой связи:

  • должностные инструкции сотрудников, пользующихся сотовой связью, как подтверждение того, что использование сотовой связи необходимо для выполнения ими трудовых обязанностей;
  • трудовые договоры (коллективный договор) с сотрудниками, в которых прописаны условия обеспечения сотовой связью или дается ссылка на соответствующий локальный акт (Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью);
  • детализации счетов за услуги связи, в которых указаны телефонные номера всех абонентов, с которыми велись переговоры, как подтверждение того, что переговоры носили рабочий, а не личный характер.

Что касается детализации счетов за услуги сотовой связи, обязательность такого документа неоднозначна. Минфин в некоторых письмах указывает, что детализация обязательна (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15). Однако суды в большинстве случаев не рассматривают отсутствие детализации как основание для непринятия расходов на сотовую связь к налоговому учету (Постановления ФАС МО от 22.06.2010 № КА-А40/6056-10, от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, ФАС ПО от 23.05.2008 по делу № А55-10554/07). В основном суды ссылаются на то, что НК РФ не содержит требования об обязательном подтверждении расходов на связь детализированным счетом. Кроме того, детализация содержит только телефонные номера, однако, не раскрывает характер и содержание разговора (служебный или личный).

! Обратите внимание: Если Вы решили «подстраховаться» и подтверждать обоснованность расходов на услуги сотовой связи детализацией счетов, необходимо иметь в виду, что если детализация есть, она непременно станет предметом проверки налоговиков. Поэтому детализацию нужно не просто приложить к счету, а фактически проверить и отсечь все личные разговоры (то есть плату за них включать в налоговые расходы нельзя). Тот факт, что детализация проверена, целесообразно отразить, например, проставлением отметки на самом документе с указанием даты и подписи ответственного лица.

Учет телефонов и сим-карт

При «корпоративном» варианте обеспечения сотрудников сотовой связью сим-карты с «привязанными» к ним номерами телефонов принадлежат работодателю и выдаются работникам в пользование. Однако, сим-карты сами по себе, как известно, не работают: нужны телефоны (или другие устройства). И здесь, как правило, применяется один из двух вариантов:

  • телефоны закупает работодатель и выдает работникам в пользование;
  • работники используют личные телефоны. В этом случае работникам может выплачиваться компенсация за использование личного имущества в служебных целях, либо арендная плата.

Нередко встречается и третий вариант: у организации нет собственных сотовых телефонов, а использование личных телефонов сотрудников никак не оформлено. При этом расходы на сотовую связь регулярно учитываются на основании счетов, выставленных оператором. В этом случае правомерность принятия расходов на сотовую связь, скорее всего, налоговые инспекторы поставят под сомнение. Однако у налогоплательщиков есть шансы доказать свою позицию. Во-первых, НК РФ не содержит требования об обязательном наличии телефонов для признания расходов на связь (25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Во-вторых, суды не раз вставали на сторону налогоплательщиков, подтверждая правомерность принятия к налоговому учету расходов на сотовую связь даже при отсутствии телефонов (Постановление ФАС СЗО от 24.04.2007 по делу № А56-33529/2006; Постановление ФАС МО от 21.07.2005 № КА-А41/6715-05). И все-таки, чтобы не давать налоговикам лишний повод для претензий, имеет смысл позаботиться о документальном оформлении использования сотрудниками сотовых телефонов.

Что касается сим-карт, то стоимость их приобретения может отражаться:

  • в составе материальных расходов (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Если плата при подключении больше, чем сумма, зачисленная на счет в качестве авансового платежа, то разница будет составлять стоимость сим-карты;
  • если вся сумма, уплаченная при подключении, зачисляется на счет, то стоимость сим-карты равна нулю, а уплаченная сумма учитывается как аванс за услуги связи.

Так как сим-карты являются собственностью работодателя и передаются сотрудникам во временное пользования, целесообразно вести забалансовый учет сим-карт с аналитикой по телефонным номерам и сотрудникам.

! Обратите внимание: Передача сим-карты (и телефона) работнику должна быть документально оформлена. С этой целью можно использовать установленный в организации порядок документального оформления движения МПЗ, либо разработать и утвердить специальные формы первичных документов, например, журнал выдачи сотрудникам телефонов и сим-карт. Документальное оформление передачи сим-карт сотрудникам служит доказательством того, что конкретный сотрудник использует конкретный телефонный номер, и в случае установления лимитов расходов на сотовую связь, это будет являться основанием для взыскания с сотрудника суммы превышения лимита.

Установление лимитов расходов на сотовую связь

В случае предоставления сотрудникам корпоративной сотовой связи у организации нет возможности выборочно оплачивать оператору стоимость услуг: оплатить придется всю сумму, указанную в счете, на которую «наговорили» сотрудники. Поэтому, чтобы не переплачивать за личные разговоры работников, чаще всего им устанавливаются лимиты расходов на сотовую связь или используется безлимитный тариф.

  • Безлимитный тариф

У безлиминтого тарифа есть весомое преимущество: не нужно контролировать сумму расходов сотрудников, поскольку плата за услуги связи фиксированная и не зависит от количества и продолжительности звонков (абонентская плата). Кроме того, как разъяснил Минфин, оплата услуг сотовой связи по безлиминтому тарифу не препятствует их учету для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Однако в некоторых случаях организациям выгоднее использовать тариф с повременной оплатой, а это, в свою очередь предполагает установление лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников. Если такие лимиты не установить, вся выгода от использования повременного тарифа может быть перечеркнута большим количеством «лишних» звонков и, как следствие, «лишних» расходов.

  • Установление лимитов

Факт установления лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников, а также суммы этих лимитов необходимо закрепить в отдельном приказе руководителя или в Положении об обеспечении работников сотовой связью и ознакомить с ними работников, использующих корпоративную сотовую связь.

Несмотря на то, что установление лимитов – прежде всего внутренняя мера, направленная на дисциплинирование работников, следует иметь в виду, что для проверяющих наличие лимитов означает только одно: расходы на сотовую связь, превышающие эти лимиты, являются для организации экономически необоснованными, и, соответственно, не принимаются для целей налогового учета.

Разумеется, лимиты расходов на связь, установленные работникам, должны быть максимально близки к фактическим затратам. Но даже это не гарантирует, что лимиты не будут превышены. В случае превышения работником установленного ему лимита расходов на сотовую связь возможны следующие варианты действий:

  1. Превышение лимита вызвано служебной необходимостью (например, использование сотовой связи в загранкомандировке и т.д.).

В этом случае имеет смысл произвести единоразовое повышение лимита расходов на сотовую связь для конкретного работника. Повышение лимита необходимо задокументировать, оформив соответствующим приказом руководителя (основанием может служить заявление или служебная записка работника с указанием причин перерасхода, а также детализация счета за услуги связи, подтверждающая рабочий характер звонков).

  1. Превышение лимита не связано с выполнением трудовых обязанностей (свершение личных звонков с рабочего номера и т.д.).

Тот факт, что сверхлимитные расходы на сотовую связь действительно носят личный характер, а не служебный, может подтверждаться детализацией счета. При этом сумма превышения лимита:

  • может быть внесена работником в добровольном порядке или взыскана с работника в порядке возмещения материального ущерба, нанесенного работодателю (гл. 39 ТК РФ). При таком варианте сумма превышения лимита:
    • не является доходом работника, облагаемым НДФЛ;
    • не облагается страховыми взносами;
    • учитывается в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником. При этом сумма возмещения, внесенная работником (или взысканная с него), будет учитываться для целей налогообложения в доходах (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

! Обратите внимание: работодатель не вправе по своей инициативе производить удержание суммы превышения лимита расходов на сотовую связь из заработной платы работника.

  • может быть «прощена» работнику. Сумма превышения лимита, которая не возмещается работником и не взыскивается с него, то есть оплачивается за счет средств работодателя:
    • признается доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 2010, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);
    • облагается страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ);
    • не учитывается в расходах для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

Компенсация расходов на сотовую связь

Как говорилось в начале статьи, обеспечение работников сотовой связью может быть организовано в виде выплаты компенсации расходов на сотовую связь. Как правило, при таком варианте компенсация включает в себя и плату за использование личных сотовых телефонов сотрудников в служебных целях, и возмещение расходов за услуги связи.

Порядок оформления и налогообложения компенсации за использование личных сотовых телефонов в целом аналогичен порядку, применяемому к любому другому личному имуществу сотрудников, например, автомобилям. Подробнее об этом Вы можете прочитать в статьях: «Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику» и «Компенсация за использование личного автомобиля: страховые взносы, налогообложение, учет».

Для подтверждения обоснованности компенсации расходов на сотовую связь, потребуются следующие документы (Письма Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3)):

  • утвержденный руководителем перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей;
  • должностная инструкция работника;
  • трудовой договор или другое письменное соглашение между работодателем и работником, в котором установлен размер и порядок выплаты компенсации;
  • копия договора работника с оператором сотовой связи;
  • копия счета за услуги связи, а также детализация счета, как подтверждение «рабочего» характера звонков.

Компенсация расходов на сотовую связь обычно устанавливается:

  • в твердой сумме – в части компенсации за использование личного сотового телефона;
  • в сумме фактических расходов или в пределах установленного лимита – в части возмещения расходов на услуги сотовой связи.

Подтвержденная документально сумма компенсации расходов сотрудников на сотовую связь:

  • не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-04-06/22274);
  • принимается для целей налогообложения прибыли и при УСН, как расходы на оплату услуг связи (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Смотрите так же:

  • Закон москвы 42 о соблюдении тишины Мосгордума дополнила "закон о тишине" Установлены более строгие требования к нарушителям тишины в квартирах жилых домов в Москве. Вчера депутаты Московской городской Думы одобрили поправки […]
  • Деньги под расписку санкт-петербург Займ от частного лица. Деньги в долг! Займы Информация Описание: 1. Займ от частного лица! 2. Деньги в долг онлайн! 3. Кредит наличными!4. Займы с плохой кредитной историей! Показать […]
  • Нарушение прав водителей Как ГИБДД лишает водителей «прав» за нарушения, не подпадающие под лишение Немногие водители догадываются о том, что одно нарушение ПДД можно легко и непринужденно переквалифицировать в […]
  • 277 статья гражданского кодекса Статья 277. Обременение сервитутом зданий и сооружений Применительно к правилам, предусмотренным статьями 274 — 276 настоящего Кодекса, сервитутом могут обременяться здания, сооружения и […]
  • Обучение на водительские права в москве Сколько стоит учиться и получить права? Сколько стоит сдать на права, узнайте прямо на этой странице. Стоимость обучения зависит от выбранной категории и включает в себя: основы […]
  • Статья 158 часть 4 амнистия Будет ли амнистия по ст 158 УК РФ в 2018 году? Здравствуйте. Мой гражданский муж имеет две статьи 158 и 228 ч2. По 158 есть амнистия в 18-м году? Ответы юристов (2) Все надеятся что будет […]
  • Ч 4 ст 264 ук рф удо Статья 264 ч 4 УК РФ Возможно ли УДО по статье 264 ч 4 с отбытием 1/3 срока, (полный срок 2 года в колонии поселении) Важно ли слово истца для решения суда? И важно ли погашение […]
  • Коап 1215 обгон Штраф за выезд на встречку, расположения на дороге в 2018 году За выезд на встречку связанный с объездом препятствия налагается штраф в размере от 1000 до 1500 рублей. Штраф за обгон в […]